Justificativa para investimentos em ERP – Benefícios quantitativos

O retorno de investimento esperado justifica o custo e a motivação para investimento num sistema tipo ERP.  Existem benefícios quantitativos e benefícios intangíveis envolvidos com a decisão de investimento. Os benefícios quantitativos, por seu lado, impactam de forma decisiva na lucratividade e no capital de giro. Toda essa avaliação deve levar em conta a comparação do desempenho da empresa antes e depois da implementação do ERP. Outros fatores podem ser utilizados para a justificativa de um ERP, como por exemplo, os aspectos legais e fiscais obrigatórios.

Os maiores custos são advindo de uma implantação de um ERP sem sucesso. A empresa, além do custo direto com o sistema, fica com:

• O desgaste de uma mudança fracassada;
• A não obtenção dos benefícios esperados;
• A cultura de que sistema não funciona (dá certo) na empresa.

A seguir são abordados os problemas mais comuns e as soluções de com implementar de forma adequada um sistema de ERP. A realidade tem mostrado que o impacto do ERP se faz sentir em empresas de todos os portes, tanto naquelas com produtos e serviços padronizados, como naquelas de produtos e serviços sob demanda e diferenciados para cada cliente.

Benefícios típicos

Os benefícios mais significativos envolvem:

• Redução de estoque;
• Custo de materiais;
• Custo de mão de obra;
• Acréscimos de vendas e serviços aos clientes.

Redução de estoque:
É aceito que as melhores práticas de planejamento e schedule de materiais permite cerca de 20% de redução do estoque de matéria prima. Isso não somente prove uma redução da quantidade de estoque obtida de uma vez (quando do ajuste do estoque), como também ao longo do tempo pela redução de custos de armazenagem, incluindo:

• Movimentação de materiais;
• Administração de materiais;
• Manuseio de materiais (retrabalho);
• Obsolescência;
• Seguros;
• Impostos;
• Avarias;
• Perdas de diversos tipos;

Nesse aspecto pode ser obtido um ganho de entre 5% e 10%, totalizando 25% a 30% de ganho total com a redução de estoque.

O ganho com ERP com menor estoque está vinculado ao fato da empresa produzir e comprar somente o que é necessário e quando se faz realmente necessário, como nos casos:

• Sincronismo entre demanda, produção e compras;

o    Produção vinculada a entregas;

o    Compras por conjunto de necessidades em vez de compras por um insumo, o qual as vezes é feita em quantidade demasiada (para aproveitar ocasião) com falta de outro componente;

• Compras de materiais desnecessários podem ser postergadas ou canceladas;
• Estoque e compras planejadas de acordo com mudanças necessárias evitam materiais obsoletos;
• Com redução de falta de insumos e a programação realista, a produção pode ser feita mais rapidamente;
• A implementação do JIT reduz o “lead time” e o estoque correspondente;

Redução do custo de material:
A prática de cotação adequada permite a empresa negociar melhor preço e condições com os fornecedores, reduzindo o custo de aquisição em cerca de 5% ou mais, isso por que:

• Programação de uso ajustada:

o    Deixa o pessoal de compras em melhores condições de negociar preço;

o    Leva a busca da melhor qualidade, já que não precisam ser feitas compras urgentes nas condições impostas pelo fornecedor;

• O sistema provê informações para negociação:

o    Necessidade de material bem projetada por tipo e forma de aquisição;
o    Estatística de compras realizadas confiável;
o    Acompanhamento da qualidade de fornecimento;

Redução do custo de mão de obra:
As práticas mais evoluídas de produção levam a menor quantidade de falhas e interrupções, assim como a menores retrabalhos e trabalhos sobrepostos, chegando a 10% de redução de custos de produção (diretos e indiretos), através da:

• Minimização de produção fora da seqüência e consequentemente a armazenamento de partes produzidas;
• Redução do tempo necessário para movimentação (manuseio) e expedição;
• Redução de preparação de máquinas (“setups”);
• Diminuição de produção de lotes parciais;

Os supervisores de produção possuam melhor visibilidade do trabalho requerido podendo ajustar a capacidade à carga programada, podendo ainda dedicar-se mais tempo para:

• Administração da produção;
• Treinamento do pessoal;
• Orientação do pessoal.

O pessoal de produção trabalha mais organizadamente de forma a poder melhorar a produtividade, adequar o processo de trabalho com mais qualidade produtividade.

Melhoria nas vendas e serviços ao cliente:
O planejamento e coordenação adequados entre vendas e produção levam a um melhor serviço e conseqüente aumento de venda. Esse conjunto de facilidades e ações permite diminuir as perdas de vendas e aumentar a quantidade de vendas, sendo aceito um ganho de 10% no faturamento.

A melhoria na gestão do relacionamento (contato) com clientes tanto em fazer e cumprir as promessas ajustadas assim como em administrar de forma adequada os contatos e as suas necessidades aumentam a satisfação e fidelizam o cliente. O registro e estatística das vendas perdidas levam ao conhecimento do porque não houve a venda e permite corrigir a causa.

O pessoal de vendas pode se focar em vendas em vez de administrar pedidos não entregues, verificando e se envolvendo em situações desgastantes que consomem tempo e não trazem retorno.  O foco em vendas permite que as necessidades do cliente possam ser rapidamente identificadas, precificadas (com preço negociado e ajustado a lucratividade da empresa auxiliada pelo sistema) pelo pessoal de vendas sem envolver a gerência e/ou pessoal técnico.

Um bom sistema de ERP habilita a empresa a reagir de forma rápida a mudanças na demanda e diagnosticar problemas na entrega. Ações corretivas devem ser efetuadas o mais cedo possível de forma que as ações possam corrigir as questões antes que elas sejam concluídas de forma errada ou inadequada. A verificação de dados pela contabilidade mensal fornece informações somente no mês seguinte, com cerca de 40 dias após a ocorrência. O sistema deve fornecer informações gerenciais tempestivas, permitindo, por exemplo:

• Determinar prioridade de cargas;
• Emitindo avisos aos repensáveis na empresa e aos clientes de:

o    Andamentos;
o    Mudanças no programado;

• Alterações na programação para atender a demanda ou alteração do cenário.

Melhoria nos controles financeiros
Os controles financeiros tratam com a gestão de créditos, as práticas de recebimento e o fluxo de caixa da empresa. As melhorias que um sistema ERP proporciona nesses aspectos ficam entre 10% e 20%.

A melhoria dos controles internos é obtida pela integração do sistema entre seus diversos módulos e funções atendidas, pois dessa forma os responsáveis da empresa podem:

• Reduzir o número de dias dos recebíveis;
• Administrar a disponibilidade de caixa de forma a:

o    Não ficar com necessidade de pagar juros;
o    Contratar pagamento de compras quando houver disponibilidade de caixa;

• Melhorar a precisão no faturamento acelera o recebimento;
• Verificar o crédito a cada pedido e constantemente reduz a inadimplência;
• Tratar de imediato a inadimplência ocorrida;
• Favorecer-se de descontos por uso adequado da disponibilidade de caixa.

Benefícios do sistema ERP no fluxo de caixa

Benefícios com melhoria dos processos de negócio baseado em informações de sistema (ERP) podem afetar diretamente a relação faturamento X custo, isto é, a lucratividade. Para mostrar esse impacto uma planilha simplificada é mostrada na tabela a seguir, para uma empresa com faturamento anual de R$ 10 milhões. Os maiores impactos se referem ao estoque e recebimentos.

No exemplo, a empresa possui um estoque de R$ 3 milhões e R$ 2 milhões em recebíveis. Baseado nos dados anteriores de ganhos com implementação de ERP a empresa pode ganhar 20% em estoque e 18% (ENTRE 10% E 20%) em redução de recebíveis.

• Redução de Estoque:

• Contas a receber (recebíveis):

o    O recebimento ocorre em 73 dias e é melhorado em 18% passando para 60 dias, representando R$ 360 mil de caixa adicional disponível para uso da empresa.

Benefícios do sistema ERP nas entradas

Um sumário para essa empresa com R$ 10 milhões de faturamento anual é listado na tabela a seguir. Para muitas empresas, o custo do produto vendido varia entre 65% e 75% do faturamento (no caso exemplo é usado 75%). A melhoria dos processos associada a ao uso correto e inteligente do sistema ERP pode chegar a dobra o valor do lucro antes dos impostos.

A seguir são tratados os principais fatores que contribuem para isso:

• Redução de estoque:

o    20% de redução do estoque atual resultam em benefício de gasto a menos na administração e impostos dessa redução. Esse ganho sendo de 25% permite totalizar R$ 150 mil anuais como fazendo parte das despesas administrativa.

• Redução do custo de Material:

o    5% de redução do custo de material devido a melhor prática de compras resultam em uma economia de R$ 225 mil.

• Redução de custo de Pessoal:

o    10% de redução do custo de pessoal porque há aumento de produtividade e redução (podendo chegar a eliminação) de retrabalhos resulta em economia anual de R$100 mil.

• Aumento de vendas:

O benefício anual totalize R$ 522,5 mil. Nesse caso o benefício é pouco maior que o lucro antes dos impostos (e antes do ERP) mostrado como R$ 500 mil. Após o ERO o lucro antes dos impostos passa para R$ 1.022.500,00.

Impactos do ERP nos indicadores de relações financeiras chaves

Análise de relações de indicadores é uma outra maneira de verificar o impacto de um sistema de ERP. Três taxas ilustram o efeito, duas relacionadas à liquidez e uma relacionada a desempenho operacional.

Giro de estoque (Custo das vendas / estoque):
Baixo giro de estoque pode indicar estoque em excesso e obsolescência. Também pode indicar problemas de erro no tipo de material estocado que criar faltas de materiais necessários para produzir as vendas. Alto giro indica melhor capacidade e gestão eficiente de materiais. Para o exemplo da empresa de R$ 10 milhões, o giro atual de estoque é 2,5. Com a redução de 20% do estoque o giro do estoque aumenta para 3,1.

Dias para recebimento (365 * 1/(vendas / recebíveis):
Essa relação expressa o tempo médio em dias que os recebíveis estão pendentes a receber. Ela significa a medida da gestão sobre os créditos. Quanto maior o número de dias para recebimento, maior a probabilidade de inadimplência. Quanto menor o número de dias, maior a disponibilidade de caixa. Com 18% de redução do dias de recebimento (de 73 para 60 dias) R$ 360 mil se tornam disponíveis no caixa para outros usos.



Retorno do ativo (Lucro antes dos Impostos/ Ativo).
Essa relação mede a eficiência da gestão em empregar os recursos disponíveis. O retorno sobre os ativos pode ser aumentado de 5,9% a 12,9% pela implementação eficiente de um sistema ERP. Esse cálculo é feito através dos dados da contabilidade.

A avaliação de desempenho na análise de indicadores de relações (taxas ou proporções) pode usar comparações entre empresas similares em ramo de atividade e tamanho. O “Annual Statement Studies” fornece indicadores comparativos para esse propósito. Esse uso comparativo através da análise de taxas usa os mesmos três conceitos de relação (quociente entre valores) para giro de estoque, dias de recebimento e retorno do ativo. Para realizar a análise, deve ser identificado o quartil médio e o superior de empresa do mesmo setor. Eles indicam um valor razoável para um desempenho de médio a bom. A comparação de indicadores de sua empresa com os indicadores de outrs empresas ou medis do setor evidencia a situação atual e quanto de competitividade pode ser aumentado em na empresa. A mesma análise pode ser feita usando o site "BenchmarkReport.com".

Usando um indicador de estoque para a empresa de R$ 10m milhões e assumindo que seja obtido na pesquisa (Annual Statement Studies ou outro - http://www.rmahq.org/RMA/RMAUniverse/ProductsandServices/RMABookstore/StatementStudies/) indica que o quartil médio e superior está 4 a 6 vezes as outras empresas do setor. O desempenho médio de 4 giros de estoque expressa o estoque esperado de R$ 1,875 milhões (7,5 milhões dividido por 4).  Com esse parâmetro (no caso exemplo) a empresa pode trabalhar com R$ 1.125 milhões menos de estoque. Como um custo de logística de inventário de 25%, isso vai produzir uma redução de custo valorizada em R$ 281.250,00 cada ano.

Para o indicador de recebimento diário, assumindo que a pesquisa (Annual Statement Studies) indica que o quartil superior fica entre 50 e 60 dias e como o recebimento para a empresa em estudo atualmente é 73 dias, uma melhoria para 60 dias reduz o recebível para R$ 256.200,00.  A taxa de vendas diárias é R$ 27.400,00 com 13 dias de antecipação no recebimento permite que esse influxo de caixa fica disponível para outros propósitos.

Giro do ativo
Para esse prazo de recebimento assumindo, também, que a pesquisa (Annual Statement Studies) indica um retorno do investimento com índice de 5,9 e que para as empresas do mesmo setor tal retorno é 10 a 15 para o quartil médio / superior, a empresa que eleva esse retorno a níveis equivalentes aumento o lucro em giros do ativo.

Impacto do ERP no valor (preço de venda) da empresa

A integração e a melhoria de informações de um sistema de ERP resultam em melhores dados de balanço e aumento nos lucros. Essas melhorias impactam no valor (preço de venda da empresa). Ainda que o valor das empresas é determinado por uma série de fatores o efeito de melhoria dos lucros e dados de balanço é reconhecido como importante.

Para o caso exemplo (empresa de R$ 10 milhões) e ganhos também exemplificados no estudo.



Esse exemplo evidencia que a implementação e o uso de um ERP bem efetuados podem resultar em grandes impacto no resultado financeiro da empresa, incluindo balanço, recebíveis, indicadores chaves e valor (preço de venda) de mercado.