O Modelo de Negócios do Século XXI é baseado em Projeto

A necessidade de agilidade nos negócios é cada vez mais importante. Ser proativo e, no mínimo, reagir em tempo hábil (instantaneamente) é vital para as empresas.

Muitas empresas atualmente estão focadas em indicadores financeiros, especialmente como os números se apresentam no final do período. Enquanto os relatórios financeiros são importantes, confiar somente neles pode conduzir a negócios vinculados ao passado em vez de direcionados a gestão do presente e preparação do futuro. Caso sua empresa estiver direcionada somente para os períodos contábeis, então ela infelizmente está mal preparada para atuar dinâmica e flexivelmente no desenrolar de novas situações.

Agir somente por resultados financeiros (contábeis) é como ler um jornal, onde você toma conhecimento do que ocorreu, mas é muito tarde para fazer qualquer coisa a respeito do ocorrido.

Estruturas organizacionais tradicionais e sistemas que registram fatos ocorridos não tornam possíveis entendimentos e ações quando os fatos (eventos) ocorrem, retardando correções, dilapidando os recursos da empresa e, igualmente, ameaçando sua sobrevivência.

O caminho do sucesso normalmente é medido em termos financeiros, mas a gestão do dia-a-dia para assegurar os objetivos financeiros está fundamentada em olhar além dos relatórios de histórico financeiros.

Atualmente, sucesso não deve esquecer a diferença entre medição e gestão.

Custo, tempo, recursos, caixa e risco são fundamentais na gerência de projetos. Esses indicadores de performance devem ser observados e controlados em tempo real (na ocorrência de fatos e eventos) como preceito de gerência e finalização de projetos com sucesso. Por seu lado, projetos se caracterizam por serem interdepartamentais e, muitas vezes, alcançam limites externos a empresa, tendo sempre um início e um fim bem delimitados.

No ambiente atual dos negócios existe muito que deve ser aprendido desses conceitos de projeto para ajudas a gestão da empresa como organização através de estruturação e condução, mesmo para negócios que tradicionalmente não operam como projetos. Técnicas de gerência de projetos aplicadas na gestão da empresa pelo alto escalão diretivo (executivo) podem ajudar a empresa a atual como um verdadeiro negócio centrado em projeto.

No ambiente atual de negócios globalizados, a gestão centrada em projeto significa colocar junto o melhor “mix” de recursos (pessoas), produção, “design”, vendas, marketing, serviço e demais fatores internos e externos a empresa, para cada produto e serviço ofertado ao mercado visando aumentar a chance de sucesso. Isso significa mudança em relação ao modo tradicional de pensar, pois tradicionalmente produção tem sido feita em local específico da empresa, sendo responsabilidade de pessoas também específicas.

Neste contexto de mudança, produzir leva em conta fazer ou comprar um componente ou todo o produto, envolvendo todas as áreas da empresa, que seja marketing, produção, compras, financeira, custos, recursos humanos e demais. Se a gestão é feita com informações do presente e simulações do futuro, as decisões estratégicas necessárias sobre que recursos usar, onde locar elementos e se executar certas tarefas (em casa ou por subcontratação)

Vale ressaltar que inclusive esse “mix” de sucesso pode mudar. Exemplo:

•    Os benefícios de custo de transferir fábricas para a China pode mudar no futuro devido a custos de transporte devido ao aumento de preço do petróleo.

A perspectiva histórica de custos não é suficiente para gerenciar os negócios. A redução de custos de produção deve ser balanceada com indicadores não financeiros como:

•    Qualidade;
•    Disponibilidade de capacitação de pessoal;
•    Meio ambiente;
•    Riscos associados a marca e reputação;

O foco deve mudar do olhar para trás (retrovisor financeiro) baseado na contabilidade e centros de custo, para custos globais da empresa, tempo, recursos humanos, caixa e riscos, suportado por informações tempestivas e confiáveis.
 
Esse conceito com base em projeto necessita ser difundido em toda a empresa, tanto verticalmente (em todos os níveis hierárquicos) e horizontalmente (em todos os departamentos – áreas da empresa). Muitos executivos e/ou gerentes estão perdidos em conceitos e sistemas que não provêem facilidade de acesso a métricas de análise de performance em tempo real e com informações confiáveis de qualidade.

Freqüentemente são esses executivos e/ou gerentes que utilizam projetos como algo que fornece um serviço ou uma ferramenta específica para o negócio e que não vislumbram o projeto como maneira fundamental de conseguir os objetivos e metas estratégicos do negócio (“core business”) que sustentem o crescimento e lucratividade.

Compartimentalizando os fundamentos e regras de projetos, esse tipo de executivo e gerente está esquecendo uma forma muito eficiente de efetuar a gestão de todo o negócio (empresa). Estruturando a empresa como um conjunto integrado de projetos viabiliza (aumenta a probabilidade) o sucesso e habilita a identificação, medição e comunicação do mesmo, ou a análise de riscos, assim como dos eventuais fracassos. Nesse final da primeira década do século XXI, o viés da empresa orientada (centrada) em projeto está se mostrando uma filosofia aplicável à condução de negócios modernos e ágeis exigidos pela crescente competitividade.
 
As técnicas de gerência de projetos estão ainda sendo utilizadas em nichos específicos de empresas e em áreas também específicas, notadamente em:

•    Engenharia;

o    Construção civil (prédios e demais obras);
o    Trabalhos técnicos em geral (muitas vezes já denominados projetos de engenharia);

•    Informática:

o    Desenvolvimento de sistemas;
o    Implantação de sistemas.

A definição exata do escopo com estabelecimento de objetivos precisos a serem alcançados em prazo determinado, com orçamento também definido está cada vez mais sendo usado, o que já identifica essa tendência. Os fundamentos de gerência de projetos (veja ofertas de cursos e demanda por treinamento) estão se tornando chaves de especialização em diversas empresas além dos setores e áreas internas citada anteriormente, com são os casos de:

•    Indústria (manufatura);
•    Serviços em geral;
•    Gestão.

Esses setores estão tornando as bases (fundamentos) de projeto para execução de maior parte dos seus negócios e gestão como prática constante. Os serviços e a construção são exemplos que já reconhecem e praticam essa forma de gestão. Isso já caracteriza quase 100% de orientação em projetos, onde existem contratos de disponibilização de produtos e serviços, mas essa prática é utilizada na área financeira e de recursos humanos? Normalmente nessas áreas ainda existe a mesma luta de muito tempo para alcançar os objetivos e metas (nessas áreas as medições ocorrem pelo passado, sem o horizonte de tempo de risco usado em projeto).  A visibilidade tempestiva (“real-time”) através de todo o ciclo de projeto, em toda a empresa (seus processos) é a chave do sucesso.

Melhoria de visibilidade
A estruturação dos negócios da empresa em rede integrada de projetos:

•    Habilita a empresa para uma linha lógica (passos) de sucesso;
•    Capacita os donos, executivos e gerentes a terem visibilidade de andamento e progresso melhor e mais rápida;
•    Permite que riscos operacionais e financeiros sejam:

o    Controlados de perto;
o    Corrigidos com agilidade;
o    Minimizados em suas conseqüências.

O que é a chave para as empresas verem os projetos como modelo de execução e não somente referência de planejamento e acompanhamento?  Negócios orientados por projetos tornam o trabalho:

•    Integrado entre todas as áreas:
•    Com fluxo de informações mais transparente e disciplinado;
•    Visíveis quanto a a prazos e custos.

A forma de gestão aceita e praticada atualmente torna a compreensão do desempenho (indicadores) a medida que as ações e eventos ocorrem (“real-time”) difícil e pouco praticada. Informações atualizadas constantemente (durante o dia), diariamente ou mesmo mensalmente freqüentemente não são disponíveis, ou se forem disponíveis, são pouco confiáveis. Informações obtidas após grande período de tempo passado geram decisões defasadas, quando as ações não adiantam mais para estancar o problema e corrigir o curso das ações.

Por seu lado, donos, executivos (Chief executive officers -CEOs) e até mesmo os clientes estão demandando:

•    Acesso a informações de qualidade e tempestivas (“real-time”);
•    Reações rápidas;
•    Mudanças fundamentadas.

A adoção de gestão baseada em projeto faz com que:

•    Planejamento;
•    Quantificação de tempo e recursos;
•    Métricas;
•    Acompanhamento;
•    Controle.

Riscos operacionais e financeiros também passam a ser avaliados com base no acompanhamento de andamentos (realizações), assim como estratégias podem ser definidas na base desse acompanhamento. Essa forma de atuação permite um nível de análise no qual as decisões podem ser tomadas rapidamente e com segurança, tornando os negócios ágeis e mais competitivos.

As métricas são práticas comuns na filosofia de projeto. Elas permitem a orientação correta dos negócios. Os ERPS que são orientados a projeto permitem a compreensão imediata de situações e o efeito do ajuste de recursos, custos e tempo de cada projeto individualmente, tanto quanto sua repercussão nos objetivos gerais da empresa.

Significado do Tempo

O tempo é o grande nivelador, pois as questões de alocação de tempo ocorrem em todas as empresas, de todos os tamanhos e todos os setores da economia. Assim, geralmente o primeiro produto que entre no marcado é aquele que maior lucro apresenta. É melhor ser o líder (primeiro) que realiza o lançamento de um produto no mercado do que ser seguidor. No entanto esse lançamento envolve objetivo claro (escopo), risco, custo, tempo, recursos bem dimensionados e controlados, contratação e gestão de fornecedores (terceiros) e comunicação adequada. Todas essas características estão relacionadas aos projetos.

Frequentemente é reconhecido que a maior necessidade para a execução é a disponibilidade de tempo do executivo chave. As inovações em produtos ou serviços mais bem sucedidas possuem um planejamento de tempo (duração) bem definido e estabelecido. A manutenção de um cronograma é difícil ao executivo chave que não possua a visibilidade do andamento do processo, atuando de forma preventiva (ou ao menos em tempo hábil) quanto a decisões e ações.

Essas questões determinam um benefício claro da condução dos negócios com base em projetos.

Negócios baseados em Projetos

As empresas do setor de manufatura necessitam olhar as seguintes questões:

•    O “portfólio” de produtos;
•    O “mix” de produção interno;
•    A produção terceirizada;
•    Serviço pós venda;
•    Forma de aumentar os lucros;

Outras questões que deve, também, serem administradas:

•    Contratos envolvendo:

o    Produtos específicos;
o    Quantidades definidas;
o    Período finito de tempo;

•    Diversos projetos a serem a serem executados até um prazo determinado;
•    Facilidades para produção terceirizada.

Como resultado cada vez mais os negócios estão aumentando sua complexidade e envolvendo toda a cadeia de suprimentos. Essas questões envolvem a gestão tanto das questões internas à empresa como a gestão externa da cadeia de suprimentos.

As mudanças na economia global levaram as empresas a atuarem no conceito de utilidades para o mercado, criando participantes globais que possuem muitos negócios diferentes em diversos países. Empresas ditas de classe mundial compram insumos e produtos de diversos fornecedores da cadeia de suprimentos habilitando-as a se relacionarem com o mercado com base em fatias de mercado e mudanças de fornecimento com foco na adaptação às necessidades e demandas dos clientes e desenvolvimentos dos fornecedores.

Esse ambiente identifica que os negócios estão sendo orientados com os fundamentos de projeto:

1.    Escopo;
2.    Tempo;
3.    Custo;
4.    Riscos
5.    RH;
6.    Qualidade;
7.    Comunicação;
8.    Contratação;
9.    Integração;

O que isso significa para sua empresa? O executivo (CEO) de hoje deve aderir à filosofia de atuação com base em projetos e realizar a gestão do negócio com foco esses nove elementos apresentados anteriormente.

Essa mudança significa mudar da organização estruturada em silos (áreas ou departamentos estanques) oriunda do passado para empresas direcionadas para a gestão da realidade presente. Isso significa a realidade onde as empresas devem dirigir-se para a orientação a projetos, usando sistemas e processos que fluem horizontalmente usando as potencialidades e conhecimentos das diversas áreas (departamentos) de forma unificada e direcionada ao mercado (cliente) não só para apresentarem competitividade e crescimento lucrativo e sustentado, mas principalmente para sobreviver.